Les organisateurs et les participants de séminaire d'entreprise au vert ne voient que trop souvent dans ces activités qu'une simple réunion du personnel, mais avec le plus d'un petit dîner ou d'une partie de golf. Cependant, c'est une occasion de stimuler une conscience d'entreprise en extrayant le personnel de la pression quotidienne du milieu familier de travail afin que tous puissent mesurer l'organisation dans son ensemble. Malgré cela, trop de ces événements ne satisfont pas ces intentions et ont que peu ou prou d'effets à long terme. Mais alors pourquoi? Parce ces événements exigent un temps considérable de réflexion et de planification si l'on souhaite qu'ils soient réussis; un temps que beaucoup d'entreprises n'ont le plus souvent pas. La structure même d'un séminaire d'entreprise au vert est aussi importante que sa logistique, tel que le choix du site, sa programmation et le voyage, afin de s'assurer que les employés puissent s'impliquer le jour J et, d'autant plus, entre eux.
Pourquoi l'implication du personnel est si importante?
S'assurer du programme et de son calendrier sont les éléments clés afin d'attirer l'attention des employés et de les tenir impliquer durant tout le déroulement du séminaire. Prévoir un programme et des objectifs bien définis pour le jour J est essentiel car c'est cela qui générera les résultats. Il faut alors réfléchir avant tout à ce que vous désirez obtenir, aux comportements que vous voulez susciter, ou encore aux dynamiques que vous cherchez à changer, tout en vous assurant que tout cela soit prévu bien à l'avance. Un programme bien pensé est plus effectif lorsque chaque objectif se voit associé à des résultats concrets pour chaque activité. Tous les participants devraient être à même de comprendre aisément comment les différentes discussions leur permettront d'impulser l'entreprise vers ces ultimes objectifs. Dans cet effort à rechercher l'implication du personnel lors de ces événements, le type de soutien et de participation que sauront donnés les cadres supérieurs est crucial. Comme les membres dirigeants ont beaucoup d'influence dans l'entreprise, ils peuvent être engagés afin de motiver les autres à participer, ce qui contribuera à donner au séminaire au vert un plus grand sentiment d'importance. Si les employés s'engagent activement alors il sera d'autant plus probable que ceux-ci repartiront avec les résultats à l'esprit sur leur lieu de travail.
Comment impliquer le personnel au séminaire?
Afin de démarquer l'événement de réunions régulières du personnel, recruter des instructeurs ou conférenciers est un des meilleurs moyens de susciter des discussions. Au préalable, il est nécessaire de s'assurer qu'ils puissent correspondre à votre équipe, et qu'il ne s'agisse pas seulement de présentateurs "d'appellation commerciale". Il est primordial de discuter des objectifs généraux du séminaire avec le conférencier, ce qui lui permettra de réaliser une présentation sur mesure afin de satisfaire vos attentes. Inclure des moments plus divertissants (ou inhabituels) reste un important moteur de succès lors de tels événements. Ainsi n'hésitez pas à organiser des activités de teambuilding amusantes particulièrement lorsque les participants doivent rester assis durant de longues réunions. Des "energisers", des sessions de repos interactives, ou d'autres ajouts originaux au programme peuvent aider à briser la monotonie de sessions longues et à stimuler la motivation; il existe ainsi toute une panoplie d'activités comme les sessions "brise-glace" de type musicale ou encore des tournois complets et compétitifs. Pour de plus grandes organisations, ces dernières s'avèrent très utiles afin d'encourager l'interaction entre les différents membres d'équipe qui n'ont pas l'habitude d'échanger. Ainsi faire intervenir un organisateur externe afin de planifier et réaliser la journée entière, tel que Team Building Asia, peut être très profitable pour une session de séminaire en équipe. De tels intervenants externes ont l'avantage de pouvoir analyser et engager tout le processus idées préconçues vis-à-vis des dynamiques de l'équipe. Idéalement, ils devraient pouvoir participer au processus de planification de façon à pouvoir se familiariser avec l'activité et les objectifs spécifiques à l'entreprise, un préalable nécessaire afin qu'ils puissent s'assurer que la journée aura un impact. Il faut encore pouvoir veiller à ce que ce travail durant l'événement puisse avoir des répercussions durables, et pour cela il est primordial de créer un plan de route clair des étapes à suivre ainsi que d'organiser des moments de retours d'expérience suite à la journée. Vous pourrez ainsi noter les remarques et les actions prises dans un document que vous pourrez par la suite faire circuler entre les participants. Enfin et ce n'est pas le moindre, il est bon de pouvoir évaluer à postériori le séminaire afin d'identifier les réussites comme les échecs et de définir d'éventuelles améliorations à apporter pour une prochaine session.
Les résultats clés
Ce n'est donc pas étonnant que d'investir du temps et des efforts dans la planification d'un séminaire intéressant tout en s'assurant que tout le personnel soit impliqué puisse faire la différence sur le résultat final. Un séminaire d'entreprise au vert réussi aura des retombées plus importantes sur l'organisation et permettra de créer de nouvelles manières de communiquer tout en modifiant de manière positive et durable les dynamiques au sein de votre équipe.
